Forbes: 협업을 통해 통합 비즈니스 계획 프로세스를 개선하는 방법

포브스에 실린 오나인솔루션즈 사장 겸 COO, Igor Rikalo의 기고를 소개합니다.

지난 몇 년 동안 공급망 관리담당자들과 리더들은 '공급망 변동성'이라는 뉴노멀(new normal)에 적응하는 것에 대해 많은 이야기를 나눴습니다.

불확실성의 소용돌이에 대응하여 공급망 관리를 변화시킨 또 다른 요소는 여러 비지니스 기능 부서들을 연결하여 역량, 리소스, 및 결과를 결정하는 전략적 계획 프로세스인 통합 비즈니스 계획(Integrated Business Planning, IBP)의 지속적인  구축 또는 재투자입니다.

효과적인 IBP 프로세스를 개발하려면 어떻게 해야 할까요?

McKinsey에 따르면 효과적인 IBP 프로세스에는 비즈니스 기반의 디자인 프레임워크, 정확한 데이터 입력 및 출력, 책임 관리, 효과적인 기술 및 도구, 분석 및 측정 지표, 전문 역량및 역할 등의 구성 요소가 포함된 경우가 많다고 합니다.

이러한 각 요소는 기업이 제약 및 중단 상황에 더욱 신속하게 대응할 수 있는 복원력이 높은 공급망을 구축하는데 도움이 되는 견고한 IBP 프로세스를 개발하는 데 크게 기여합니다.

IBP 프로세스를 구현하는 것이 단순히 기존의 Enterprise Planning Model (계획 운영 체계)을 보다 현대적인 접근 방식으로 대체하거나 조직 내 모든 인력이 준수해야 하는 새로운 부서 간 프로세스를 구현하는 것만은 아닙니다.

반면에 IBP로 전환은 오늘날의 비즈니스 과제를 더 잘 해결할 뿐만 아니라 미래의 요구 사항도 예측할 수 있도록 조직의 전체 공급망을 혁신 할 수 있는 기회가 될 수 있습니다. 혁신적인 IBP의 핵심 중 하나는 협업 문화를 구축하는 것입니다. 이는 직원들의 사고방식을 단순히 유관 부서와의  정보를 공유하는 것에서, 비즈니스 목표를 달성하기 위해 공개적으로 협업하고, 정보를 공유하고, 작업을 조율하는 적극적인 자세로 전환하는 것입니다.

저는 경영진이 조직 내 협업적 사고방식을 어떻게 확산시킬 수 있을지 살펴보도록 하겠습니다.

협업은 경영진(TOP)에서부터 시작됩니다.

조직 전반에서 협업을 촉진하는 것은 리더십 레벨에서 시작됩니다. 협업적 리더십 스타일은 기존의 '명령과 통제 (Command and Control)' 방식과는 여러 면에서 다르지만, 리더는 여전히 전체 직원들에게 하향식(top-down)으로 영향을 미치고 조직의 규범에 대한 분위기를 설정합니다.

경영진 수준에서 협업은 모든 직원이 공감할 수 있는공유 비전이나 목표의 형태를 취할 수 있습니다. 이러한 접근 방식을 통해 직원들은 조직 네트워크 전반에서 지식을 공유하고 함께 협력하여 해결책을 찾을 수 있을 뿐만 아니라 팀원 및 이해관계자의 다양한 관점을 구한 후 최선의 방법을 최종적으로 결정할 수 있습니다.

조직 전반에 걸쳐 협업 문화를 조성하는 데 있어 중요한 요소 중 하나는 소속감, 심리적 안정감, 서로에 대한 신뢰가 형성될 수 있는 환경을 조성하는 것입니다. 이러한 환경에서는 함께 일하는 것이 예상되는 팀들이 더 많이 참여하고, 서로의 고민을 공유할 가능성이 높습니다. 따라서 IBP를 구현하는 동안 발생하는 문제는 프로젝트 성공에 잠재적인 걸림돌이 되지 않고 조기에 해결될 수 있습니다. (이는 시기의 문제이지 발생 여부의 문제가 아닙니다.)

소프트 스킬 (Soft Skill)이 중요합니다.

IBP 프로그램을 구현할 때는 새로운 프로세스와 소프트웨어를 사용할 수 있도록 직원의 역량을 강화해야 하는 것이 무엇보다 중요합니다. 하지만 대부분의 조직은 모든 구성원이 기술적인 측면이나 하드 스킬을 습득하는 데 집중할 수 있지만, 팀 협업을 장려하는 데 있어 소프트 스킬을 배우는 것도 그에 못지않게 중요할 수 있습니다.

적용할 수 있는 소프트 스킬에는 문제 해결 능력, 협업 능력, 시간 관리뿐만 아니라 의사소통, 적극적인 경청, 협상, 감정 지능(emotional intelligence), 효과적인 피드백 제공과 같은 대인관계 능력도 포함될 수 있습니다. 소프트 스킬의 이점으로는 동료와의 유대감 강화, 팀워크 개선, 변화에 대한 적응력 등이 있으며, 이는 IBP를 실행하는 동안 가장 중요한 요소입니다.

조직에서 직원들에게 소프트 스킬을 쌓을 수 있는 콘텐츠를 제공하고자 한다면 LinkedIn Learning, Coursera와 같은 온라인 학습 플랫폼과 런치 앤 런 (lunch and learns, 점심시간을 활용한 캐주얼한 교육)이 좋은 출발점이 될 수 있습니다. 또한 직원들이 일상적인 업무에서도 적극적 경청, 문제 해결, 팀워크와 같은 소프트 스킬을 쌓는 것이 중요합니다.

하버드 비즈니스 리뷰에서 실시한 연구에 따르면, 과거에는 여러 부서가 함께 모여 계획을 수립할 때 협업을 저해하는 단절된 방식으로 일하는 경우가 많았습니다.

하지만 2021년 연구에 따르면 오늘날의 비즈니스 세계에서는 팀 중심의 협업 리더십 스타일이 팀 성과에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다. IBP의 장점 중 하나는 여러 부서(예: 공급망 계획, 재무, 구매, 영업 등)에서 계획, 정보 공유 및 의사 결정 프로세스를 통합하여 전략적 계획 수립에 기여할 수 있다는 점입니다.

기술 플랫폼은 팀이 공동으로 사용할 수 있는 단일 정보 소스 역할을 하는 데이터와 시장 인사이트를 제공하여 더 큰 비즈니스 목표에 부합하는 전략적 계획 수립을 위한 노력을 더욱 투명하게 할 수 있습니다.

하지만 이 외에도 팀은 적극적으로 협업하여 각 부서의 목표를 더 잘 이해하고, 부서 간 유사한 목표(예: 수익성 및 생산성 향상)를 파악하고, 각 팀이 책임감을 갖도록 하고, 비즈니스의 중장기 목표에 부합하는 핵심 성과 지표(KPI)를 구축해야 합니다.

하버드 비즈니스 리뷰의 연구에 따르면  업무 및 관계 지향적인 리더를 영입할 것을 제안합니다. 연구 결과에 따르면 성공적인 리더는 비즈니스 목표와 목적이 윤곽을 드러내고 구체적인 책임이 부여되면 지식과 정보 공유를 둘러싼 긴장이 고조되기 시작하는 시점에 업무 중심적 사고방식에서 관계 구축적 사고방식으로 전환하는 것으로 나타났습니다 이처럼 한 리더십 스타일에서 다른 스타일로 유연하게 전환할 수 있는 능력은 프로젝트가 방해받을 가능성을 줄였습니다.

전반적으로 리더가 조직의 IBP 목표에 부합하는 기술, 데이터 세트, 프로세스 및 인력과 함께 협업 문화를 더하면 IBP가 단순한 공급망 관리 전략이 아니라 조직 전반의 계획 수립과 정보 공유를 혁신하는 촉매제로 인식 되는 환경이 조성됩니다.

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